Ya tenemos redactado nuestro manuscrito, pero ¿ahora qué debo hacer para poder enviarlo a una revista científica para que lo publique?

• Elección de la revista – adecuación del manuscrito

La elección de la revista en la que publicar tu manuscrito es una de las cuestiones más relevantes del proceso, ya que va a determinar los pasos posteriores en cuanto al envío del artículo. A la hora de elegir una revista debes tener en cuenta las siguientes cuestiones: los tiempos de publicación estipulados, que el artículo se adecue a la temática o área de publicación, el impacto de la revista, entre otros. Puedes consultar estos aspectos de forma más detallada en esta entrada anterior.

Una vez seleccionada la potencial revista receptora, debemos revisar las normas de publicación. Es necesario que adaptemos nuestro manuscrito a las normas y sugerencias propias de cada revista. Todas las revistas contienen un apartado en su página web sobre “información o guía para el autor” o “información o guía para el envío” donde se detallan los aspectos necesarios a seguir para el correcto envío del manuscrito. Algunas de las normas y sugerencias que se especifican hacen referencia  a: formato de presentación del manuscrito; figuras y/o tablas (número máximo de palabras y figuras permitidas; estilo de inclusión de encabezados y pies de tabla, etc.); el estilo de referenciación bibliográfica empleado por la revista (APA, Vancouver, AMA, etc.),y si existe un número máximo de referencias permitidas a incluir; el número de caracteres o palabras que debe contener el  resumen y tipo de resumen (estructurado o no estructurado); número máximo de autores/as, entre otros. Además, algunas revistas solicitan que se estructure el manuscrito en apartados concretos o dan nombres diferentes a los apartados comunes (ejemplo: métodos o metodología).

Para comprender mejor estos términos y los requerimientos que puede solicitar una revista, visitaremos las “Author Guidelines” del American Journal In Occupational Therapy (AJOT). Esta revista sugiere al/la autor/a prestar atención a diferentes cuestiones. En primer lugar, especifica la plataforma por la que deberán enviarse los manuscritos, así como dónde encontrar las normas y como resolver las dudas que a los/as autores/as les puedan surgir sobre este proceso. A continuación, podemos encontrar 4 documentos, dos de ellos (“Copyright Transfer/Author Certification/Financial Disclosure Form” y “Pre Submission Checklist for Authors“) deben ser cumplimentados previamente al envío del manuscrito, y ambos deben enviarse junto a él. Los dos documentos restantes son guías para estructurar el resumen o abstract y recomendaciones para las Revisiones Sistemáticas. En segundo lugar, podemos encontrar un apartado en el que se especifican normas y recomendaciones sobre figuras y tablas. En el siguiente apartado “Tipos de artículos, límite de palabras y directrices para los informes”, encontramos dos tablas: en una de ellas están descritos los tipos de manuscritos y el número de palabras y, en la segunda, se especifica el tipo de manuscrito y la guía de reporte recomendada u obligatoria. Además, encontramos dos apartados con cuestiones específicas de los tipos de estudios de revisión sistemática, ensayos clínicos y estudios cualitativos.

Aunque cada revista incluye cuestiones diferentes en su información o guía para el autor, todas son similares. Para adecuar nuestro manuscrito, también puede ser de ayuda leer varios números recientes de la revista para extraer información sobre el estilo general de esta y revisar bien sus objetivos y filosofía. Además, sería interesante para poder ahorrar tiempo, que al inicio o durante la elaboración del manuscrito, ya tengamos en mente una potencial revista a la que enviarlo, así podremos ir aplicando su normativa desde el inicio.

Os recordamos que es muy importante revisar detenidamente las políticas, normas de publicación y especificaciones de la revista, ya que existe un número creciente de revistas depredadoras que no siguen unos estándares de calidad y dónde debemos evitar enviar nuestro trabajo. Puedes consultar qué son las revistas depredadoras y algunos “tips” para reconocerlas en esta entrada. Además, es recomendable utilizar una guía de la Red Equator para asegurarte de que no has omitido ningún aspecto importante. De hecho, hay revistas que requieren que subas la lista de verificación indicando el número de página o de línea donde se incluye la información correspondiente.

Por último, hay que tener en cuenta que en ocasiones la primera revista a la que envías tu manuscrito, puede no ser la revista que lo publique, es decir, en ocasiones tu manuscrito será rechazado y tendrá que ser enviado a otra revista. Es esencial que antes de volver a enviar, revises todos los aspectos de la nueva revista comentados anteriormente porque, aunque los documentos y requisitos en cada revista son similares, cada una de ellas contempla algunas cuestiones y estilos diferentes.

  2) Designar a la persona encargada del proceso de envío del manuscrito: autor/a de correspondencia

El envío del manuscrito a una revista es un proceso que debe realizar el llamado corresponding author del artículo. Este/a autor/a toma la iniciativa en el proceso de envío del manuscrito para su publicación y, además, asume la responsabilidad principal de la comunicación con la revista durante el envío del manuscrito, la revisión por pares y el proceso de publicación. Entre las tareas que este/a autor/a debe realizar se encuentran:

• Proporcionar a la revista los datos y documentos necesarios.
• Estar pendiente de los plazos.
• Asegurarse de que el manuscrito contiene todos los apartados que la revista específica y se ajusta a las normas de la revista.
• Obtener todos los detalles de los/as autores/as (afiliaciones, correos electrónicos, ORCID, etc.).
• Garantizar el cumplimiento de las prácticas éticas.
• Si el manuscrito ha sido enviado a una revista de revisión por pares, cuando el editor facilita las revisiones, con el apoyo del resto de autores del manuscrito, el/a autor/a de correspondencia será la persona encargada de enviar la respuesta a los comentarios, aportaciones y sugerencias que los/as revisores/as han solicitado.

Infografía inspirada en la proporcionada por la editorial Elsevier. Disponible en: https://scientific-publishing.webshop.elsevier.com/publication-recognition/what-corresponding-author/?utm_source=pinterest.  

3) Envío o subida del manuscrito a la plataforma de revista

El proceso de envío del manuscrito generalmente se realiza a través de la página web de la revista elegida o mediante una plataforma externa de gestión de manuscritos que estará vinculada en su web. Por ejemplo, la revista AJOT utiliza la plataforma Manuscript Central. Si es la primera vez que envías un manuscrito a esta revista, deberás registrarte en la plataforma, seleccionando la opción “Create an Account”. Si ya tienes una cuenta, simplemente inicia sesión con tus credenciales para proceder con el envío del manuscrito.

En este momento, es necesario que el/la autor/a de correspondencia revise de nuevo el estilo y requerimientos del manuscrito detallados en el apartado de “guía para autores” y si es necesario adjuntar documentación adicional (documentos de aprobación del comité de ética, bases de datos, etc.). Por ejemplo, en la revista American Journal of Occupational Therapy piden que adjuntes junto al manuscrito los documentos “Copyright Transfer/Author Certification/Financial Disclosure Form” y “Pre Submission Checklist for Authors “. Además, es vital no olvidar incluir la información sobre la financiación, los posibles conflictos de interés y las contribuciones de autoría, entre otros aspectos importantes.

Además de la documentación que acompaña al manuscrito, es común que se incluya una carta de presentación breve. Esta carta debe identificar claramente el manuscrito y resaltar su importancia o relevancia en el área temática de la revista. En la carta de presentación, deberás proporcionar un resumen conciso del contenido del manuscrito, destacando los principales hallazgos, innovaciones o contribuciones al campo. Es útil mencionar por qué el manuscrito es adecuado para la revista en particular, y cómo se alinea con sus áreas de interés y objetivos. También puedes incluir una breve declaración sobre la originalidad del trabajo y su valor añadido, así como cualquier aspecto relevante que pueda captar la atención del editor o revisor. Es recomendable mencionar si el manuscrito ha sido presentado en conferencias previas, si ha recibido algún tipo de apoyo financiero, o si existen conflictos de interés que deben ser declarados. Una carta de presentación bien elaborada no solo facilita la comprensión del manuscrito por parte del editor, sino que también contribuye a una evaluación más eficiente y efectiva del trabajo enviado.

En ocasiones, se puede solicitar que el artículo esté cegado, es decir, que se elimine del manuscrito toda información que pueda identificar a los autores, como el nombre del estudio o del comité de ética. Asimismo, en la mayoría de los casos, se requiere que la página con los nombres y las afiliaciones de los autores se presente por separado. Es importante que el nombre de las personas autoras sea siempre consistente en todos los documentos y se incluya junto con sus afiliaciones, ORCID o correo electrónico.

Algunas revistas ofrecen la opción de que las personas autoras propongan revisores/as para su artículo. Esta posibilidad puede ser especialmente valiosa, ya que permite sugerir expertos/as en el campo que tienen un conocimiento profundo sobre el tema y pueden proporcionar una evaluación detallada y justa del manuscrito. Cuando se brinda esta opción, las personas autoras deben seleccionar revisores/as que no solo tengan experiencia y credibilidad en el área temática del artículo, sino que también sean imparciales y no tengan conflictos de interés con el contenido del trabajo. La propuesta de revisores/as debe ir acompañada de una breve justificación de por qué cada revisor/a sugerido/a es adecuado, incluyendo su experiencia relevante, sus publicaciones recientes y su área de especialización. Es importante tener en cuenta que, aunque las personas autoras pueden sugerir revisores/as, la decisión final sobre quién revisará el manuscrito recae en el editor/a de la revista. La persona editora puede aceptar o rechazar las sugerencias basándose en la disponibilidad, la imparcialidad y el ajuste con los temas del manuscrito. Además, las revistas suelen tener políticas para asegurar la transparencia y la equidad en el proceso de revisión, por lo que las recomendaciones de las personas autoras se consideran como una guía adicional, no como una solicitud vinculante.

Una vez que hayas subido toda la información y documentos requeridos en la plataforma de la revista, es esencial realizar una verificación final para asegurar que toda la información es correcta y está completa. Para facilitar esta revisión, la plataforma normalmente genera un PDF en construcción del manuscrito, que te será enviado por correo electrónico. Si encuentras algún error o inconsistencia durante esta revisión, regresa a la plataforma para realizar las correcciones necesarias antes de finalizar el envío. Es importante completar esta revisión con cuidado, ya que una vez que confirmes el contenido del PDF en construcción, el manuscrito pasará a la siguiente etapa. Una vez finalizado este proceso, el/la autor/a de correspondencia o todos/as los/as autores/as recibirán un correo notificando el envío a la revista. En algunos casos, también será necesario confirmar tu identidad como autor/a a través de un enlace proporcionado en el correo. Este enlace te llevará a una plataforma donde podrás validar tu rol como autor/a, y en ocasiones será necesario registrarse en la plataforma si aún no tienes una cuenta. Completar este proceso de confirmación de manera correcta es esencial para garantizar que el manuscrito sea gestionado de forma eficiente y que todas las partes involucradas estén correctamente registradas en el sistema de la revista. Esto ayuda a evitar retrasos en la revisión y contribuirá a una gestión más efectiva del proceso de publicación. Además, como persona autora podrás hacer un seguimiento del estado de manuscrito a través de tu registro en la plataforma de la revista.

Por último, es muy importante no enviar el mismo manuscrito de forma simultánea a dos revistas diferentes, ya que este hecho supone una mala práctica en contra de la ética de la publicación. Deberíamos esperar a la aceptación o rechazo del manuscrito, y si este fuese rechazado, ya podríamos prepararlo para enviarlo a otra revista.

Bibliografía recomendada:

• Moore S. Submitting a Manuscript to a Scientific Journal. Respir Care. 2023;68(9):1314-1319. doi: 10.4187/respcare.11054.
• Balch CM, McMasters KM, Klimberg VS, Pawlik TM, Posner MC, Roh M, et al. Steps to Getting Your Manuscript Published in a High-Quality Medical Journal. Ann Surg Oncol. 2018;25(4):850-855. doi: 10.1245/s10434-017-6320-6. (1)
• Author Servies; 2024. What is a Corresponding Author? Disponible en: https://scientific-publishing.webshop.elsevier.com/publication-recognition/what-corresponding-author/
• Laboreal [Internet]. Universidade do Porto; 2022. ¿Cómo enviar un artículo? Disponible en: https://journals.openedition.org/laboreal/810